2022.09.15 02:17 Posted by Someone

Автоматизация рабочих процессов | WEEEK | Блог | WEEEK




О сервисе

О WEEEK

Главная Интеграции New! Тарифы Приложения API

Будь на связи

[email protected] @weeek_ru @myweeek @weeek

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ

Дорожная карта

Что мы будем делать

New!

Youtube

Tutorial

Блог

Topic

Решения

Для команд

Разработчики

Не забывай о важных задачах и разрабатывай новые п

Продакт-менеджеры

Управляй разработкой продукта, следить за работой

Дизайнеры

Отслеживай свои задачи, добивайся результата в нуж

HR-специалисты

Cледи, чтобы в компанию приходили нужные люди, а с

Маркетологи

Попробуйте наши готовые шаблоны, чтобы ваша команд

Менеджеры проектов

Будь в курсе, над чем работает команда. Управляй п

Финансовые отделы

Соблюдай сроки оплаты, проводи продуктивные встреч

Все решения →

Для процессов

Удалённая работа

Поддерживай связь с командой и работай удалённо из

Управление командой

Управляй работой команды, чтобы сотрудники укладыв

Управление проектами

Планируй, следи за прогрессом и управляй проектами

Управление задачами

Создавай задачи с дедлайнами, ставь напоминания и

Повышение продуктивности

Экономь время, меньше отвлекайся и работай продукт

Работа по Agile

Планируй и управляй проектами по привычным agile-м

Канбан-доски

Создавай неограниченное количество канбан-досок и

Все решения →

Возможности

Задачи

Режим Календаря Контролируй загрузку с помощью календаря на день и Режим Досок Следи за рабочими процессами через полностью касто Подзадачи Создавай подзадачи до 6 уровней вложенности. Испол Уведомления в Telegram Интегрируй уведомления прямо в Телеграм через наше

База знаний

Текстовый редактор Блоки помогут создать структурированную базу для х Папки Распределяй документы по разным папкам, чтобы было Файлы Добавляй к документам файлы, чтобы хранить всё в о Обложки и аватарки Кастомизируй документы, как тебе нравится.

CRM

Множество воронок Создавай неограниченное количество воронок продаж Клиенты Веди информацию о текущих и потенциальных клиентах Комментарии Добавляй важные комментарии к каждой сделке, чтобы Компании Храни информацию о компаниях-клиентах — реквизиты,

Воркспейсы

Помодоро-таймер Работай короткими продуктивными сессиями и делай н Тёмная тема Пощади свои глаза и эффективно работай даже в тёмн Логирование действий Отслеживай историю изменений команды внутри сервис

Все возможности →

Ресурсы

Блог Рассказываем как работать эффективно Истории успеха Рассказываем как команды улучшили рабочие процессы Сценарии использования Вот как ты можешь использовать WEEEK Помощь и предложения Если у тебя есть идеи по улучшению сервиса, тебе сюда Разработчикам API, виджеты, данные и другие полезные вещи для разработчиков Партнёры Сотрудничество? Кооперация? А может лучше просто поработаем? Подкаст Советы по продуктивности и интервью с крутыми специалистами Вебинары Скоро Тарифы Блог Помощь Ещё Тарифы Блог Помощь Войти Регистрация RU EN RU

О сервисе

← Назад

О WEEEK

Главная Интеграции New! Тарифы Приложения API

Будь на связи

[email protected] @weeek_ru @myweeek @weeek

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ

Дорожная карта

Что мы будем делать

New!

Youtube

Tutorial

Blog

Topic

Мы в соцсетях

При поддержке Gold Carrot

Решения

← Назад

Для команд

Разработчики

Не забывай о важных задачах и разрабатывай новые п

Продакт-менеджеры

Управляй разработкой продукта, следить за работой

Дизайнеры

Отслеживай свои задачи, добивайся результата в нуж

Все решения →

Для процессов

Удалённая работа

Поддерживай связь с командой и работай удалённо из

Управление командой

Управляй работой команды, чтобы сотрудники укладыв

Управление проектами

Планируй, следи за прогрессом и управляй проектами

Решения для команд →

Мы в соцсетях

При поддержке Gold Carrot

Возможности

← Назад

Tasks

Режим Календаря Контролируй загрузку с помощью календаря на день и Режим Досок Следи за рабочими процессами через полностью касто Подзадачи Создавай подзадачи до 6 уровней вложенности. Испол Уведомления в Telegram Интегрируй уведомления прямо в Телеграм через наше

Wiki

Текстовый редактор Блоки помогут создать структурированную базу для х Папки Распределяй документы по разным папкам, чтобы было Файлы Добавляй к документам файлы, чтобы хранить всё в о Обложки и аватарки Кастомизируй документы, как тебе нравится.

CRM

Множество воронок Создавай неограниченное количество воронок продаж Клиенты Веди информацию о текущих и потенциальных клиентах Комментарии Добавляй важные комментарии к каждой сделке, чтобы Компании Храни информацию о компаниях-клиентах — реквизиты,

Workspace

Помодоро-таймер Работай короткими продуктивными сессиями и делай н Тёмная тема Пощади свои глаза и эффективно работай даже в тёмн Логирование действий Отслеживай историю изменений команды внутри сервис

Все возможности →

Мы в соцсетях

При поддержке Gold Carrot

Ресурсы

← Назад

Ресурсы

Блог Истории успеха Сценарии использования Помощь и предложения Разработчикам Скоро Партнёры Скоро Подкаст Советы по продуктивности и интервью с крутыми специалистами Вебинары Скоро

Мы в соцсетях

При поддержке Gold Carrot

Тарифы Блог Помощь Войти Регистрация RU EN RU

Мы в соцсетях

При поддержке Gold Carrot

Главная Блог

Автоматизируй это: как уменьшить боль от рутинных задач

Автоматизируй это: как уменьшить боль от рутинных задач

Александр Машков

28 июля

4 мин.

4677

Автоматизация рабочих процессов поможет решить множество вопросов и сэкономить рабочее время, а заодно — избежать ошибок и незапланированных задержек в работе. Вверх

Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте :

В любой работе есть рутина. Иногда на решение рутинных вопросов уходит так много времени, что кажется, будто из неё состоит весь рабочий день. В действительности, это время можно было бы сэкономить с помощью автоматизации хотя бы части внутренних процессов.

Автоматизация рабочих процессов — исключение работника из участия в рабочих вопросах. Конечно, исключить его полностью пока нельзя (ни одна система не способна работать вообще без человека), но можно снять с него часть задач.

Меньше рутины. Меньше ошибок. Больше доступного времени

Автоматизировать рутинные рабочие процессы можно множеством способов. Одни инструменты созданы специально для автоматизации мелкой рутины:

IFTTT , Zapier , Apple Shortcuts .

Другие — помогают с автоматизацией косвенно:

системы управления проектами и задачами ( WEEEK , Trello , Asana и другие), облачные сервисы ( Dropbox , Google Диск , MEGA , Яндекс.Диск и другие), тайм-трекеры ( Toggl , Harvest , AtTrack и другие) и т. п.

Подробнее о сервисах для автоматизации работы можешь прочитать в нашей статье про инструменты для удалённой работы .

Простор для автоматизации открывается огромный, но один вопрос остаётся

Зачем вообще автоматизировать работу?

Проще всего объяснить на примере.

Чтобы началась работа над задачей, менеджер должен поговорить с клиентом, сформулировать требования и передать задание исполнителю. Тот, если всё хорошо, приступит к исполнению, а при необходимости — с уточняющими вопросами вернёт задачу обратно менеджеру. Когда задача будет готова, менеджер проверит результат и отправит клиенту на утверждение.

Хорошо, если на этом работа заканчивается. А ведь клиент может вновь отправить задачу на доработку, и весь процесс запустится снова. Представь, как много времени это займёт, если все участники будут созваниваться, ждать личных встреч, договариваться о свободном времени для обсуждения правок. А если в дело включатся форс-мажоры, то на передачу материалов от клиента к исполнителю уйдёт времени больше, чем на саму работу.

Если эти действия правильно автоматизировать:

все участники процесса смогут: легко и оперативно передавать задачи, следить за сроками и загрузкой, быть в курсе изменений, меньше ошибаться (забывать, терять информацию о задачах и т. д.), строить графики работы; новые участники смогут быстро включаться в работу.

Если команда у тебя небольшая, а обязанностей мало, автоматизацию стоит внедрить хотя бы частично. Даже небольшая экономия времени и денег — это хорошо. А если вас десять человек и больше, плюсы от автоматизации полностью перекроют все проблемы от её внедрения.

Какие процессы можно автоматизировать?

Любые. Все, что не связаны непосредственно с самой работой. Сценариев автоматизации так много, что рассказывать про каждый никакого времени не хватит, поэтому я затрону самые важные, на мой взгляд.

Входящие и исходящие запросы

Комментарий от клиента, новая задача от менеджера, отправка на доработку от руководства, возвращение материалов на проверку и утверждение, любая передача задачи от одного исполнителя к другому.

Если все эти процессы привести к одному виду и делать в одном месте, это здорово упростит жизнь. Во-первых, единый формат передачи информации исключит вероятность недопонимания. Во-вторых, если переписку вести в одном месте (например, в описании задачи), все участники получат актуальную информацию и ничего не пропустят.

Постановка задач

Или запуска проектов. Чтобы тебе не пришлось каждый раз всё делать с нуля, многие сервисы автоматизации рабочих процессов упростят жизнь с помощью шаблонов — просто заполняешь нужные поля (исполнитель, срок и т. д.) и отдаёшь задачу в работу.

Загрузка сотрудников

Чтобы грамотно распределить задачи между сотрудниками без автоматизации, нужно поговорить с каждым и узнать его нагрузку. С автоматизацией всё проще: когда у всех поставленных задач есть сроки, работники добросовестно отмечают потраченное на них время и ведут работу в одной системе, в пару кликов можно посмотреть график нагрузки. Да что там в пару кликов — с развитием нейросетей появляются системы, которые сами предлагают исполнителя и перераспределяют задачи, в зависимости от загруженности и умений каждого работника.

Хранение материалов

Сервисы для хранения информации из разных инструментов очень помогут команде, где один пишет, второй проектирует, третий рисует, четвёртый программирует — а всё это нужно ещё показать клиенту.

Очень круто, когда хранятся все, даже промежуточные, версии материалов (например, в Google Документах можно посмотреть всю-всю историю изменений документа, в Dropbox и MEGA хранятся все версии файлов, а любой Git просто-таки предназначен для отслеживания версий кода). Так можно не только предоставить всем работникам нужные материалы, но и при необходимости в случае серьёзных правок откатиться назад.

Деловая переписка и документация

Автоматические уведомления об изменениях в задачах, централизованные приглашения на встречи, информация о текущих и новых проектах, отчёты по проделанной работе — в общем, автоматизация любых форм текста и документов, которые при ручном заполнении и самостоятельной пересылке отнимают время, здорово упрощает жизнь.

Что сделать перед внедрением автоматизации?

Прежде чем приступать к автоматизации, разберись с внутренними процессами в компании и всем остальным:

Проанализируй, что команде и так удаётся сделать быстро, а что вызывает проблемы ? Что требует много времени , но не нуждается в человеческом участии? Именно эти процессы нужно автоматизировать в первую очередь. Подумай, какие данные нужны команде для большинства видов работы. Это могут быть имена и контакты клиентов, номера задач, ссылки на ранние проекты. Собери в таблицы все необходимые данные. Они помогут на этапе внедрения автоматизации. Определи должностные обязанности каждого участника команды. Идеально, если они тоже будут записаны в отдельной таблице — с именами, контактами и доступом к текущим задачам. Это поможет тебе, как руководителю (ты наконец точно определишь, что и каким образом должен делать каждый работник), и будущей автоматизации для более точного распределения задач и связей.

На выходе ты получишь массу полезной информации:

какие процессы нуждаются в автоматизации для сокращения времени, а какие — для исправления ошибок; какую информацию нужно хранить в виде базы данных с доступом из приложений; что необходимо знать при постановке задачи; как настроить автоматическое перенаправление задач и многое другое.

Можно, конечно, собрать разработчиков и сделать систему автоматизации именно под свои нужды, но куда проще и быстрее (а это важно, когда на рутине теряешь время) воспользоваться готовым сервисом, настроив его под себя.

В любом случае, автоматизированные процессы облегчат твою работу и улучшат показатели бизнеса — попробуй внедрить их хотя бы в часть процессов, и ты увидишь, как повысится эффективность у команды.

управление людьми работа в команде оптимизация работы

Поделись статьей

Управляйте бизнесом, командой, своим временем

Зарегистрироваться Скрыть

0 комментариев

Войдите, чтобы комментировать

Другие статьи

Также советуем почитать

Как отдыхать, чтобы разгрузить мозг и чувствовать себя отдохнувшим

14.09.2022

Не все понимают, как правильно отдыхать — при этом неправильный отдых является причиной выгораний и хронической усталости. Делимся 5 советами, которые помогут отдыхать отдыхая.

управление собой 50 0

Как создавать несколько продуктов и управлять международной командой • Ольга Осокина, AIBY

10.09.2022

В гостях подкаста «Потом доделаю» основатель health tech компании AIBY Оля Осокина. Поговорили с Олей об особенностях в управлении интернациональной командой, работе в разных часовых поясах, теневом найме, методах «6 думающих шапок» и «7+1».

подкаст 13 0

10 онлайн-ежедневников для порядка в делах в 2022 году

08.09.2022

Планировать заранее дела на день — секрет продуктивности многих предпринимателей. Делать это удобнее в онлайн-ежедневнике — поэтому я собрала 10 таких сервисов.

подборка 136 2 Читать другие статьи →

Используешь куки?

Подробнее OK Да Подписаться

Все самые актуальные новости о сервисе в нашем телеграм-канале

Все самые актуальные новости о сервисе в нашем телеграм-канале

Подписаться

Используешь куки?

Подробнее OK Да © 2022 WEEEK. Все права защищены. WEEEK — мультисервисная платформа, которая помогает сделать работу продуктивнее. [email protected]

Скачайте наше приложение для Android или iOS

Weeek

Главная Интеграции New! Тарифы Дорожная карта API

О нас

Команда Карьера Политика конфиденциальности

Решения для команд

Разработчики Продакт-менеджеры Дизайнеры HR-специалисты Маркетологи Все решения

Решения для процессов

Удалённая работа Управление командой Управление проектами Управление задачами Повышение продуктивности Все решения

Сравнение

с Trello с Asana с Notion с Monday с Todoist с ClickUp с Basecamp с Jira с Teamwork с Wrike с Bitrix24 с Яндекс Трекер с Airtable Все сравнения

Ресурсы

Блог 🔥 Подкаст 🔥 Истории успеха Справочный центр Наши партнеры Для преподавателей и студентов RU EN RU